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Fonctionnalités

Douze modules qui se parlent

La plupart des agences tiennent leur activité dans cinq outils qui s'ignorent : un tableur pour les devis, un autre pour les achats, un classeur pour la paie, un cabinet pour la comptabilité, et la mémoire du gérant pour le reste. Kilifia les remplace par une chaîne où chaque étape nourrit la suivante.

Le cœur

Cotation

Un devis se construit par sections — hébergement, transport, vols, excursions — et par lignes de débours. Chaque ligne porte son prix d'achat ; le coefficient de vente en déduit le prix client, globalement ou ligne par ligne quand une prestation supporte une marge différente.

  • Calcul simultané en FCFA et en euros, au taux que vous fixez
  • Pré-remplissage depuis les grilles tarifaires de vos fournisseurs
  • Saison haute, moyenne ou basse appliquée automatiquement à la date
  • Devis PDF à votre en-tête, en un clic
  • Duplication d'un devis existant pour la saison suivante

Itinéraires

Le programme jour par jour, avec ses étapes, ses activités et ses distances. Il alimente le carnet de voyage remis au client et sert de base au calcul du transport.

  • Programme jour par jour, en PDF ou en page web partageable
  • Kilométrage saisi à la main ou calculé automatiquement
  • Carte du tracé, étapes situées automatiquement
  • Synchronisation avec la cotation : un jour ajouté se répercute

Logistique

Le poste le plus souvent mal chiffré, parce qu'il demande une demi-journée de calculs à la main. Kilifia le fait en trois secondes, à partir de vos barèmes.

  • Barème véhicule par tranche de passagers
  • Composition d'équipage : chauffeur, guide, chauffeur-guide
  • Carburant calculé sur la consommation et le prix du litre
  • Vos propres véhicules passent avant la location à un tiers
Après l'acceptation

Le dossier s'ouvre tout seul

Un devis accepté engendre le dossier d'exploitation, les bons de commande par fournisseur et la facture d'acompte. Chacun de ces effets est idempotent : rejouer l'acceptation ne crée pas de doublon.

Achats

  • Bons de commande regroupés par fournisseur
  • Demandes de prix avant engagement
  • Circuit brouillon → envoyé → confirmé → réceptionné
  • Réception des factures fournisseurs, écart au bon signalé
  • Suivi budgétaire : prévu, engagé, réel
  • Lignes sans fournisseur ignorées, mais signalées

Opérations

  • Tâches déduites du contenu du dossier
  • Affectation des ressources, conflits détectés
  • Planning et disponibilités
  • Vouchers, non réécrits une fois émis
  • Carnet de voyage en PDF
  • Contrôles de départ et clôture de dossier
Encaissement

Orange Money et Wave

Le client règle depuis son téléphone, par lien ou par QR code. À la confirmation de l'opérateur, l'écriture comptable se pose d'elle-même et la facture se solde.

  • Lien de paiement ou QR code envoyé au client
  • Écriture comptable posée seulement après confirmation vérifiée
  • Notification signée : une notification falsifiée est rejetée
  • Idempotence : une notification reçue deux fois n'encaisse qu'une fois
  • Mode simulation pour éprouver le parcours sans contrat marchand
SYSCOHADA

Une comptabilité qui n'attend pas la fin de l'exercice

Les écritures naissent des opérations, au moment où elles ont lieu. Votre cabinet reçoit des livres tenus, pas une pile de justificatifs à saisir en janvier.

Écritures automatiques

Facture client, facture fournisseur, règlement client et fournisseur : chaque pièce engendre son écriture équilibrée.

Immutabilité

Une écriture validée ne se modifie plus. La correction passe par une extourne, comme le veut la règle.

TVA

Taux paramétrables, exonérations, déclaration prête. Le centime qui ne tombe pas juste est traité, pas ignoré.

États

Balance, grand livre, compte de résultat, bilan, rentabilité analytique par dossier.

Rapprochement bancaire

Import du relevé, détection du format, rapprochement automatique et lettrage des comptes de tiers.

Trésorerie

Solde des comptes, encaissements attendus, échéancier fournisseurs.

Paie sénégalaise

Les barèmes vivent dans la base et se modifient depuis l'écran, sans intervention technique : quand un taux change, vous le changez.

  • Cotisations CSS, IPRES, CFCE et TRIMF
  • Impôt sur le revenu annualisé, parts fiscales
  • Bulletins de paie, cadres et non-cadres
  • Écriture de paie équilibrée à la validation
  • Déclarations CSS, IPRES et Impôts, sur les bulletins validés

Flotte

Vos véhicules sont un actif : ils coûtent, ils rapportent, et ils s'amortissent. Kilifia le comptabilise.

  • Locations à des tiers, tarif ajustable même en cours
  • Conflits de réservation entre circuit et location
  • Dépenses par véhicule : carburant, entretien, assurance
  • Amortissements constatés, sans décaissement
  • Échéances : visite technique, assurance
  • Rentabilité par véhicule

Clients

  • Fiches clients, particuliers et sociétés
  • Historique des interactions
  • Pipeline commercial
  • Relances automatiques des devis sans réponse
  • Export du fichier client

Front office

  • Vitrine publique à votre nom
  • Catalogue de circuits publiés
  • Proposition interactive : le client lit son devis en ligne
  • Questions, acceptation et refus depuis la page
  • Demande de réservation en ligne

La proposition interactive ne montre jamais vos prix d'achat ni vos marges : ce que le client voit est une projection écrite champ par champ.

Voir tout cela sur vos propres dossiers

Une démonstration d'une demi-heure, sur un circuit que vous connaissez.

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