Politique de confidentialité
En vigueur au [date]. Établie conformément à la loi n° 2008-12 du 25 janvier 2008 portant sur la protection des données à caractère personnel au Sénégal.
1. Qui traite quoi — la distinction qui commande tout le reste
Kilifia intervient dans deux situations bien différentes, et sa responsabilité n'est pas la même dans l'une et dans l'autre.
| Situation | Responsable de traitement | Rôle de Kilifia |
|---|---|---|
| Données saisies dans le logiciel par une agence cliente — ses voyageurs, ses salariés, ses fournisseurs | L'agence cliente | Sous-traitant |
| Données du site kilifia.com — formulaire de contact, demande d'essai | Kilifia | Responsable |
| Comptes des utilisateurs de l'application, facturation de l'abonnement | Kilifia | Responsable |
Ce que cela signifie concrètement
Sur les données de vos voyageurs et de vos salariés, c'est vous, agence cliente, qui décidez : ce que vous collectez, pourquoi, combien de temps vous le gardez. Kilifia n'agit que sur vos instructions et ne se sert jamais de ces données pour son compte.
C'est aussi vous qui répondez aux voyageurs qui exercent leurs droits, et vous qui déclarez votre traitement à la CDP. Kilifia vous en donne les moyens techniques — export, suppression, journal — mais ne peut pas décider à votre place.
2. Données traitées par Kilifia en tant que responsable
2.1 Formulaire de contact et demande d'essai
Données : nom, nom de l'agence, courriel, téléphone lorsqu'il est fourni, taille de l'agence, outil actuel, contenu du message.
Finalité : répondre à la demande, préparer une démonstration ou ouvrir un accès d'essai.
Base : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne.
Conservation : [trois] ans à compter du dernier échange, puis suppression. Aucune prospection n'est faite sans accord explicite.
2.2 Comptes utilisateurs de l'application
Données : identifiant, nom, courriel, rôle, agence de rattachement, journal des connexions et des actions sensibles.
Finalité : ouvrir l'accès, appliquer les droits par domaine, tracer les opérations — cette traçabilité est une exigence comptable autant qu'une garantie de sécurité.
Base : exécution du contrat, et obligation légale pour la piste d'audit.
Conservation : durée du contrat, puis [un] an. Les journaux d'audit liés à des écritures comptables suivent la durée de conservation comptable, soit dix ans en droit OHADA.
2.3 Facturation de l'abonnement
Données : raison sociale, NINEA, RCCM, adresse, contact de facturation, historique des règlements.
Conservation : dix ans, conformément aux obligations comptables et fiscales.
3. Ce que Kilifia ne fait pas
- Aucune vente, location ou cession de fichier à des tiers
- Aucune exploitation des données d'une agence à des fins commerciales ou statistiques hors de son propre usage
- Aucun profilage ni décision automatisée produisant des effets juridiques
- Aucune publicité ciblée
- Aucun accès d'une agence aux données d'une autre — le cloisonnement est technique, et éprouvé par des tests automatisés dédiés
4. Cookies et mesure d'audience
Le site kilifia.com ne dépose aucun cookie publicitaire ni de suivi tiers.
Aucun outil de mesure d'audience n'est installé à ce jour. Si l'un venait à l'être, la présente politique serait mise à jour et votre consentement recueilli avant tout dépôt.
L'application app.kilifia.com dépose un cookie de session, strictement nécessaire au fonctionnement de la connexion. Il ne sert à aucun suivi et expire à la déconnexion.
5. Hébergement et transferts hors du Sénégal
Les données sont hébergées par OVH SAS, sur des serveurs situés à Strasbourg, France.
Cet hébergement constitue un transfert de données hors du Sénégal au sens de la loi n° 2008-12. Il est encadré par les garanties contractuelles souscrites auprès de l'hébergeur, et la France offre un niveau de protection reconnu comme adéquat.
Un hébergement au Sénégal, ou sur l'infrastructure propre du client, est possible dans le cadre d'une convention particulière. Les agences pour lesquelles la localisation des données est un impératif réglementaire ou contractuel sont invitées à le demander avant souscription.
6. Sous-traitants
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement | France |
| [fournisseur SMTP] | Acheminement des courriels | [pays] |
| Orange Money, Wave | Encaissement — contrat conclu par l'agence | Sénégal |
Rappel : les fonds ne transitent jamais par Kilifia. L'agence contracte directement avec l'opérateur. Voir les mentions légales, article 4.
7. Sécurité
- Chiffrement des échanges par TLS sur l'ensemble du service
- Mots de passe stockés sous forme d'empreinte, jamais en clair
- Droits par domaine : le filtrage se fait à la source, pas en masquant l'affichage
- Cloisonnement strict entre agences, éprouvé par des tests automatisés
- Sauvegarde quotidienne conservée trente jours, et restaurée périodiquement pour vérification
- Journal des actions sensibles
8. Vos droits
Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression sur ses données, ainsi que du droit de saisir la Commission de protection des données personnelles (CDP).
À qui vous adresser
Si vous êtes voyageur, salarié ou fournisseur d'une agence utilisant Kilifia — adressez-vous directement à cette agence : c'est elle qui décide de vos données, et elle seule peut y répondre. Kilifia n'a pas qualité pour agir sur des données dont elle n'est pas responsable.
Si vous avez rempli un formulaire sur kilifia.com, ou si vous êtes utilisateur de l'application — écrivez à contact@kilifia.com. Nous répondons sous [trente] jours.
9. Déclaration à la CDP
Les traitements dont Kilifia est responsable ont fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission de protection des données personnelles sous le numéro [numéro de récépissé].
Chaque agence cliente demeure tenue de déclarer ses propres traitements — fichier de voyageurs, gestion du personnel — pour son compte.
10. Violation de données
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, Kilifia en informe sans délai les agences clientes concernées, avec les éléments nécessaires à leurs propres obligations de notification, et procède aux notifications qui lui incombent.
11. Modification
La présente politique peut être modifiée. Toute évolution substantielle est portée à la connaissance des clients avant son entrée en vigueur.